e-Factura (sistemul național RO e-Factura) este obligatorie pentru operatorii economici stabiliți în România care emit facturi B2B, B2G și, din 2025, B2C. Din 1 ianuarie 2026, termenul de transmitere în SPV ANAF este de 5 zile lucrătoare de la emitere, dar nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la termenul legal de emitere din Codul fiscal — modificare introdusă prin Ordonanța de urgență nr. 89/2025, care înlocuiește vechiul termen de 5 zile calendaristice.
Cine are obligația de a folosi RO e-Factura?
Obligația revine operatorilor economici persoane impozabile stabilite în România, indiferent dacă sunt înregistrate sau nu în scopuri de TVA, pentru facturile emise la livrări și prestări cu locul operațiunii în România. Baza legală este Ordonanța de urgență nr. 120/2021, completată de OUG nr. 69/2024 pentru relația B2C.
| Relație | Ce înseamnă | Obligație de transmitere | De când |
|---|---|---|---|
| B2G | facturi către autorități contractante / instituții publice | obligatorie | 1 iulie 2022 (implementare progresivă anterior) |
| B2B | facturi către alți operatori economici din România | obligatorie | 1 iulie 2024 |
| B2C | facturi către persoane neimpozabile (inclusiv PF identificate prin CNP) | obligatorie | 1 ianuarie 2025 |
Fac excepție facturile simplificate prevăzute la art. 319 alin. (12) din Codul fiscal, care nu se transmit prin RO e-Factura în relația B2C (OUG 69/2024). Firmele nou înființate trebuie să verifice înscrierea în Registrul RO e-Factura obligatoriu înainte de prima activitate — procedura este detaliată în pașii de înființare SRL pe antreprenori.top.
Care este termenul de transmitere în 2026?
Termenul aplicabil din 1 ianuarie 2026 este de 5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii, dar nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la data-limită de emitere prevăzută la art. 319 alin. (16) din Legea nr. 227/2015 — Codul fiscal. Regula apare în OUG 89/2025 și se aplică atât B2B, cât și B2C.
Până la 31 decembrie 2025, termenul era de 5 zile calendaristice (formă introdusă prin OUG 69/2024). Trecerea la zile lucrătoare aliniază calculul la Regulamentul (CEE, Euratom) nr. 1182/71, menționat explicit în act.
Exemplu simplu: o factură emisă luni 12 ianuarie 2026 trebuie transmisă cel târziu luni 19 ianuarie 2026 (a cincea zi lucrătoare), dacă nu intervine mai devreme plafonul de la art. 319 alin. (16). Dacă factura ar fi trebuit emisă legal până pe 5 ianuarie, dar a fost emisă pe 12 ianuarie, termenul de transmitere se calculează și față de data-limită legală de emitere — nu doar față de data de pe factură.
Cum se transmite o factură prin e-Factura?
Factura se generează în format XML conform specificației RO_CIUS (bazată pe EN 16931), se semnează electronic și se încarcă în Spațiul Privat Virtual (SPV) al ANAF sau se trimite prin sistem integrat (ERP, aplicație de facturare conectată la ANAF). ANAF validează structura; factura devine disponibilă destinatarului în SPV.
Fluxul minim, indiferent de software:
- Emiterea facturii în format XML RO_CIUS.
- Semnarea cu certificat digital calificat.
- Transmiterea în SPV (upload sau API).
- Preluarea de către destinatar din SPV sau prin integrare.
Factura pe hârtie sau PDF trimisă pe e-mail nu înlocuiește transmiterea în RO e-Factura când legea impune sistemul. PDF-ul poate circula comercial, dar obligația legală de raportare în SPV rămâne.
Destinatarul are acces la factura transmisă prin contul său SPV. Furnizorul trebuie să verifice că statusul transmisiei este confirmat înainte de expirarea termenului legal — o eroare de validare XML lasă factura în afara sistemului până la retransmitere.
Ce sancțiuni există pentru netransmitere?
Nerespectarea termenului de transmitere constituie contravenție, sancționată potrivit art. 13^1 din OUG 120/2021. Amenzile sunt diferențiate după categoria de mărime a contribuabilului, iar în B2B se poate aplica separat și sancțiunea procentuală pentru neutilizarea sistemului.
| Categorie contribuabil | Amendă pentru depășirea termenului |
|---|---|
| Contribuabili mari | 5.000 – 10.000 lei |
| Contribuabili mijlocii | 2.500 – 5.000 lei |
| Alți contribuabili (IMM, PFA etc.) | 1.000 – 2.500 lei |
În relația B2B, neutilizarea sistemului RO e-Factura pentru o factură care trebuia transmisă poate atrage și amendă de 15% din valoarea totală a facturii (art. 10 din OUG 120/2021, forma consolidată). Sancțiunea procentuală este distinctă de amenda pentru întârziere; pot apărea împreună în situații diferite.
OUG 89/2025 modifică termenul, nu grila de amenzi. Planificarea transmiterii trebuie refăcută pe zile lucrătoare începând cu ianuarie 2026 — vezi modificările Cod fiscal 2026, legătura cu SAF-T și e-TVA.
Ce greșesc cel mai des firmele?
Erorile apar de obicei la confundarea documentului comercial cu raportarea în SPV, la calculul termenului după 2026 și la relația B2C. Mai jos sunt situațiile care generează cele mai multe controale și corecții post-factum.
Tratează PDF-ul ca pe e-Factura. Trimiterea facturii clientului pe e-mail nu îndeplinește obligația de upload în SPV. Sistemul național primește XML semnat, nu documente scanate.
Calculează termenul în zile calendaristice după 2026. De la 1 ianuarie 2026 se folosesc zile lucrătoare (OUG 89/2025). Un termen care cădea sâmbătă se mută conform Regulamentului 1182/71.
Omit facturile B2C după ianuarie 2025. OUG 69/2024 extinde obligația la relația cu persoanele neimpozabile, cu excepția facturilor simplificate.
Emit factura târziu pentru a câștiga timp la transmitere. Plafonul de la art. 319 alin. (16) Cod fiscal limitează și transmiterea: nu poți depăși 5 zile lucrătoare nici de la termenul legal de emitere.
Nu verifică integrarea software. Erorile de validare XML în SPV nu suspendă termenul legal. Factura respinsă tehnic trebuie corectată și retransmisă în aceeași fereastră de timp.
Întrebări frecvente
e-Factura este obligatorie pentru PFA?
Da, dacă PFA-ul este persoană impozabilă stabilită în România și emite facturi în relațiile reglementate (B2B, B2G, B2C). OUG 69/2024 include explicit persoanele impozabile stabilite în România, indiferent de înregistrarea în scopuri de TVA.
Cât durează termenul de transmitere din 2026?
5 zile lucrătoare de la data emiterii, dar nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la termenul-limită de emitere din Codul fiscal (OUG 89/2025). Regula se aplică de la 1 ianuarie 2026.
Facturile simplificate intră în e-Factura?
Nu în relația B2C. OUG 69/2024 exceptează facturile simplificate de la art. 319 alin. (12) Cod fiscal. Celelalte facturi B2B/B2G rămân supuse obligației generale.
Unde se încarcă factura electronică?
În Spațiul Privat Virtual ANAF (portal sau integrare API) sau prin aplicații de facturare certificate conectate la sistemul RO e-Factura. Specificația tehnică RO_CIUS este aprobată prin ordin al ministrului finanțelor, în baza OUG 120/2021.
Ce se întâmplă dacă depășesc termenul?
Se aplică amenzi între 1.000 lei și 10.000 lei, după mărimea contribuabilului (art. 13^1 OUG 120/2021). În B2B, neutilizarea sistemului poate adăuga sancțiunea de 15% din valoarea facturii.
Ultima verificare a termenelor și sancțiunilor: 19 august 2026.